Thanh toán là chỗ quan hệ giữa chủ đầu tư và nhà thầu dễ căng thẳng nhất. Nhà thầu cần tiền để quay vòng vật tư và trả thợ. Chủ đầu tư muốn chắc chắn tiền chi ra tương ứng với khối lượng đã làm. Cả hai đều hợp lý, và mâu thuẫn thường không nằm ở thiện chí mà ở chỗ không có căn cứ chung để đối chiếu.

Hồ sơ một đợt thanh toán gồm những gì

Một bộ hồ sơ thanh toán đầy đủ thường có bốn phần.

Biên bản nghiệm thu công việc. Xác nhận công tác đã làm xong và đạt yêu cầu kỹ thuật. Ký bởi đại diện chủ đầu tư, nhà thầu và tư vấn giám sát nếu có.

Bảng xác nhận khối lượng hoàn thành. Đây là phần quan trọng nhất và cũng hay bị làm sơ sài nhất. Bảng phải liệt kê theo đúng thứ tự và đúng mã hiệu của bảng khối lượng gốc, có ba cột: khối lượng theo hợp đồng, khối lượng đã thực hiện luỹ kế, và khối lượng thực hiện trong đợt này.

Bảng tính giá trị đề nghị thanh toán. Nhân khối lượng đợt này với đơn giá hợp đồng, trừ đi khoản tạm ứng đã thu hồi và khoản giữ lại bảo hành.

Hồ sơ chất lượng kèm theo. Kết quả thí nghiệm vật liệu, ảnh hiện trạng, nhật ký thi công của giai đoạn tương ứng.

Nguyên tắc quan trọng nhất

Mọi bảng khối lượng thanh toán phải cùng cấu trúc với bảng khối lượng gốc trong hợp đồng. Cùng thứ tự dòng, cùng mã hiệu, cùng đơn vị tính. Khi nhà thầu nộp một bảng có cấu trúc khác, việc đối chiếu trở thành thủ công và rất dễ lọt.

Điều này nên ghi thẳng vào hợp đồng ngay từ đầu, kèm biểu mẫu thống nhất. Nó không tạo thêm việc cho ai vì khối lượng dù sao cũng phải tính, chỉ là tính theo cùng một khuôn.

Năm chỗ hay xảy ra tranh cãi

Khối lượng nghiệm thu vượt khối lượng hợp đồng. Xảy ra khi có thay đổi thiết kế nhưng chưa ký phụ lục. Nguyên tắc: không có phụ lục thì không thanh toán phần vượt, và phụ lục phải ký trước khi thi công phần đó.

Công tác đã làm nhưng chưa đủ điều kiện nghiệm thu. Ví dụ bê tông đã đổ nhưng chưa có kết quả thí nghiệm mẫu. Cách xử lý thường gặp là ghi nhận khối lượng nhưng tạm giữ một phần giá trị cho tới khi có kết quả.

Vật tư đã tập kết nhưng chưa lắp đặt. Có thanh toán hay không, thanh toán bao nhiêu phần trăm — điều này phải quy định trong hợp đồng, không nên để thương lượng từng lần.

Công tác phụ trợ. Giàn giáo, ván khuôn, vận chuyển. Nếu chúng đã nằm trong đơn giá công tác chính thì không tách ra thanh toán riêng; nếu là dòng riêng thì phải nghiệm thu riêng. Mập mờ chỗ này là nguồn tranh cãi kéo dài.

Khoản giữ lại bảo hành. Tỷ lệ, thời điểm hoàn trả và điều kiện hoàn trả nên rõ ràng trong hợp đồng.

Quyết toán khác thanh toán ở chỗ nào

Thanh toán từng đợt là tạm tính theo tiến độ. Quyết toán là chốt lại toàn bộ: tổng khối lượng thực hiện, tổng giá trị, đối chiếu với hợp đồng và các phụ lục, xử lý phần chênh.

Công trình nào giữ được hồ sơ thanh toán từng đợt gọn gàng thì quyết toán chỉ là việc cộng lại. Công trình nào để hồ sơ lộn xộn thì quyết toán trở thành cuộc rà soát ngược tốn nhiều tháng, và đó là lúc phát sinh mâu thuẫn.

Ba việc chủ đầu tư nên làm ngay từ đầu

Thống nhất biểu mẫu bảng khối lượng thanh toán và đưa vào phụ lục hợp đồng. Quy định rõ hồ sơ tối thiểu của mỗi đợt. Và lưu hồ sơ theo từng đợt trong một thư mục chung mà cả hai bên cùng truy cập, thay vì gửi qua lại từng file.

Ba việc này mất một buổi khi ký hợp đồng, và tiết kiệm nhiều tháng lúc quyết toán.

Tóm lại

Hồ sơ thanh toán không phải thủ tục hành chính. Nó là bằng chứng cho thấy tiền đã chi tương ứng với công việc đã làm. Giữ cho mọi bảng khối lượng thanh toán cùng cấu trúc với bảng khối lượng gốc là nguyên tắc đơn giản nhất mà cũng hiệu quả nhất để không phải tranh cãi về sau.

Trường Tạo lập bảng khối lượng và dự toán làm chuẩn đối chiếu cho suốt quá trình thanh toán và quyết toán. Anh chị gửi bản vẽ để nhận hồ sơ chi tiết, hoặc gọi 0945 255 722.

Kinh nghiệm thi công xây dựng

Hồ sơ nghiệm thu và thanh toán từng đợt: làm sao để không tranh cãi