Trên công trường, thông tin luôn có. Vấn đề là nó nằm rải rác trong đầu chỉ huy trưởng, trong nhóm chat, trong sổ nhật ký và trong vài file Excel không ai giống ai. Chủ đầu tư hỏi «dự án đang thế nào» thì nhận được câu trả lời cảm tính: đang ổn, hơi chậm một chút, tuần sau bù được.

Báo cáo dự án tồn tại để biến những câu đó thành số liệu mà cả hai bên nhìn vào đều hiểu như nhau.

Báo cáo không phải để đối phó

Nhiều nhà thầu coi báo cáo là thủ tục phải nộp. Kết quả là những bản báo cáo dày, nhiều ảnh, ít thông tin quyết định được điều gì. Một báo cáo tốt phải trả lời được ba câu hỏi, và chỉ ba câu hỏi đó.

Đang ở đâu so với kế hoạch? Khối lượng đã làm được bao nhiêu phần trăm so với khối lượng phải làm tính đến thời điểm này.

Đã tiêu bao nhiêu so với dự toán? Giá trị đã thực hiện và đã thanh toán, đối chiếu với bảng khối lượng gốc.

Cái gì sắp thành vấn đề? Không phải cái gì đã hỏng, mà cái gì đang có dấu hiệu sẽ hỏng trong hai đến bốn tuần tới.

Bốn thành phần của một báo cáo dùng được

Tiến độ theo khối lượng, không theo cảm nhận. «Xong 60%» là câu vô nghĩa nếu không nói rõ 60% của cái gì. Tiến độ nên đo bằng khối lượng đã nghiệm thu chia cho khối lượng theo hợp đồng, cho từng hạng mục chứ không phải cho cả công trình.

Chi phí đối chiếu với bảng khối lượng gốc. Mỗi kỳ báo cáo nên có ba cột: theo hợp đồng, đã thực hiện, chênh lệch. Chênh lệch nào cũng phải chỉ được ra nó thuộc dòng công tác nào và vì sao. Đây là chỗ phát sinh lộ diện sớm, khi còn xử lý được.

Danh sách việc đang chờ quyết định. Phần lớn chậm tiến độ ở công trình vừa và nhỏ không phải do thi công chậm, mà do chờ chủ đầu tư chốt mẫu gạch, chốt thiết bị, chốt màu sơn. Báo cáo nên có một mục riêng liệt kê những việc đang chờ, chờ ai và chờ từ bao giờ.

Rủi ro nhìn thấy trước. Vật tư đặt hàng có kịp về không, thời tiết mùa này ảnh hưởng công tác nào, hạng mục nào sắp đụng nhau về mặt bằng. Một dòng cảnh báo sớm giá trị hơn mười trang tường thuật việc đã qua.

Tần suất bao nhiêu là đủ

Với nhà ở riêng lẻ, báo cáo tuần là hợp lý. Với công trình có nhiều nhà thầu phụ, nên có báo cáo tuần ngắn gọn cho điều hành và báo cáo tháng đầy đủ hơn cho chi phí. Quan trọng hơn tần suất là cùng một biểu mẫu, cùng một cách đo qua các kỳ, để so sánh được kỳ này với kỳ trước.

Báo cáo đổi cấu trúc mỗi tháng là báo cáo không dùng để theo dõi xu hướng được.

Chủ đầu tư nên yêu cầu gì ngay từ hợp đồng

Đưa nghĩa vụ báo cáo vào hợp đồng thay vì hỏi khi cần. Nêu rõ tần suất, biểu mẫu, hạn nộp, và quan trọng nhất là nêu rõ báo cáo phải đối chiếu với bảng khối lượng gốc chứ không phải với một bảng nào khác do nhà thầu tự lập.

Ràng buộc thanh toán với báo cáo cũng là cách hiệu quả: hồ sơ thanh toán từng đợt phải kèm bảng đối chiếu khối lượng. Cách này không tạo thêm việc cho ai, vì khối lượng nghiệm thu dù sao cũng phải tính.

Công cụ nào cũng được, miễn là một nguồn

Không cần phần mềm đắt tiền. Một file bảng tính chung, đặt trên nơi cả hai bên cùng truy cập, cập nhật đúng kỳ, đã tốt hơn hẳn ba file rời gửi qua lại. Điều tạo ra khác biệt không phải công cụ mà là nguyên tắc: một nguồn số liệu duy nhất, ai cũng nhìn vào đó, không ai giữ bản riêng.

Khi công trình lớn hơn hoặc có nhiều bên tham gia, lúc đó mới nên tính tới phần mềm quản lý dự án chuyên dụng. Nhưng nếu nguyên tắc một nguồn chưa làm được thì phần mềm cũng không cứu được.

Tóm lại

Báo cáo dự án tốt không phải báo cáo dài. Nó trả lời được đang ở đâu, đã tiêu bao nhiêu, và cái gì sắp thành vấn đề — bằng số liệu đối chiếu với bảng khối lượng gốc, theo cùng một biểu mẫu qua các kỳ. Ba yêu cầu đó nên nằm trong hợp đồng ngay từ đầu chứ không phải thoả thuận khi đã có mâu thuẫn.

Trường Tạo lập bảng khối lượng và dự toán làm cơ sở để chủ đầu tư đối chiếu suốt quá trình thi công. Anh chị gửi bản vẽ để nhận hồ sơ chi tiết, hoặc gọi 0945 255 722.

Kinh nghiệm thi công xây dựng

Báo cáo tiến độ và chi phí công trình: chủ đầu tư nên yêu cầu những gì