Chi phí xây nhà

Mua sắm vật tư và rủi ro biến động giá: năm việc nên làm sớm

Trong một công trình dân dụng, tiền vật tư thường chiếm phần lớn giá trị. Vậy mà việc mua sắm vật tư lại hay bị coi là chuyện của nhà thầu, chủ đầu tư chỉ biết kết quả. Điều đó ổn khi thị trường ổn định, và thành vấn đề ngay khi giá biến động hoặc nguồn hàng khan.

Ba rủi ro thật của khâu vật tư

Giá thay đổi giữa lúc lập dự toán và lúc mua. Thép, xi măng, nhôm kính là những nhóm biến động mạnh nhất. Với công trình kéo dài, chênh lệch có thể đủ lớn để làm lệch ngân sách.

Hàng về không kịp. Vật tư nhập khẩu, thiết bị đặt riêng, hoặc gạch hết mã ở kho. Chậm một hạng mục thường kéo theo chậm cả chuỗi phía sau, vì các tổ đội đã được xếp lịch.

Hàng về không đúng thứ đã chốt. Cùng tên gọi nhưng khác hãng, khác lô, khác màu. Phát hiện sau khi đã lắp thì chi phí xử lý cao hơn nhiều so với việc kiểm tra lúc nhận hàng.

Năm việc giảm rủi ro

Chốt danh mục vật tư sớm hơn bình thường. Đừng đợi thi công xong phần thô mới chọn gạch và thiết bị. Chốt sớm cho phép đặt hàng sớm, và quan trọng hơn là cho phép biết giá thật thay vì giá tạm tính.

Tách nhóm vật tư có thời gian chờ dài ra riêng. Thang máy, cửa nhôm kính lớn, thiết bị bếp, đá tự nhiên. Những thứ này nên đặt hàng theo lịch riêng, không nằm trong dòng chảy chung.

Ghi rõ hãng và mã sản phẩm trong hợp đồng. Chữ «hoặc tương đương» nếu buộc phải dùng thì phải kèm tiêu chí cụ thể — độ dày bao nhiêu, cấp độ chống trượt nào, bảo hành mấy năm.

Quy định rõ cơ chế điều chỉnh giá trong hợp đồng. Nhóm vật tư nào được điều chỉnh, căn cứ vào đâu, chu kỳ nào. Không quy định thì khi giá tăng mạnh, hai bên rơi vào thế không có căn cứ để nói chuyện.

Kiểm tra khi nhận hàng, không kiểm tra khi đã lắp. Đối chiếu hãng, mã, số lô với hồ sơ đã duyệt, chụp ảnh lưu lại.

Chủ đầu tư nên tự mua hay để nhà thầu mua

Không có câu trả lời chung. Có ba yếu tố quyết định.

Trách nhiệm khi hàng lỗi. Nhà thầu mua thì họ chịu trách nhiệm toàn bộ, từ chất lượng tới lắp đặt. Chủ đầu tư tự mua thì khi có sự cố, việc phân định lỗi do vật tư hay do thi công trở nên phức tạp.

Khả năng thương lượng. Nhà thầu mua thường xuyên nên có giá tốt hơn ở nhóm vật tư thông dụng. Nhưng với thiết bị cao cấp mà chủ đầu tư có quan hệ riêng, tự mua có thể rẻ hơn.

Thời gian anh chị bỏ ra. Tự mua nghĩa là tự theo dõi đơn hàng, tự nhận hàng, tự xử lý khi giao thiếu. Đây là chi phí thật dù không xuất hiện trên hoá đơn.

Cách dung hoà hay dùng: nhà thầu mua phần lớn vật tư, chủ đầu tư chỉ định hãng và mã cho những hạng mục quan trọng, và giữ quyền kiểm tra khi nhận hàng.

Vai trò của bảng khối lượng

Bảng khối lượng chi tiết là công cụ mua sắm tốt nhất mà chủ đầu tư có. Nó cho biết cần bao nhiêu gạch, bao nhiêu thép, bao nhiêu mét vuông sơn — trước khi đặt hàng chứ không phải sau khi hết hàng.

Nó cũng là căn cứ để kiểm tra khối lượng vật tư nhà thầu đề nghị mua. Chênh lệch giữa khối lượng theo bảng và khối lượng đặt hàng nếu quá lớn thì đó là câu hỏi đáng đặt ra, dù phần hao hụt luôn tồn tại và đã được tính trong định mức.

Tóm lại

Rủi ro vật tư giảm được bằng những việc rất bình thường: chốt danh mục sớm, tách nhóm hàng chờ lâu ra riêng, ghi rõ hãng và mã trong hợp đồng, quy định cơ chế điều chỉnh giá, và kiểm tra lúc nhận hàng. Không việc nào cần chuyên môn sâu, chỉ cần làm sớm.

Trường Tạo lập bảng khối lượng chi tiết làm cơ sở cho việc mua sắm và kiểm soát vật tư. Anh chị gửi bản vẽ để nhận hồ sơ chi tiết, hoặc gọi 0945 255 722.

Đọc thêm về đo bóc khối lượng và dự toán