ERP là viết tắt của “Enterprise Resource Planning”, tạm dịch là hoạch định tài nguyên doanh nghiệp. ERP là một hệ thống phần mềm tích hợp tất cả các quy trình kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp, bao gồm tài chính, kế toán, nhân sự, sản xuất, bán hàng và tiếp thị. ERP giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động, giảm chi phí và gia tăng lợi nhuận.
Giới thiệu ERP
ERP giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu quả hoạt động bằng cách tự động hóa các quy trình kinh doanh, loại bỏ sự trùng lặp dữ liệu và cải thiện khả năng truy cập thông tin. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí ở tất cả các lĩnh vực từ sản xuất, mua sắm, nhân sự và bán hàng
Ngoài ra, ERP tăng cường khả năng cạnh tranh, giúp doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn nhờ dữ liệu chính xác và kịp thời.
ERP phù hợp với mọi mô hình doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ, từ sản xuất đến kinh doanh, đa ngành nghề. ERP giúp doanh nghiệp cải thiện hoạt động hiệu quả, giảm chi phí và tăng lợi nhuận
Hệ thống ERP là gì?
Hệ thống ERP tích hợp tất cả các quy trình hoạt động vào quy trình kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp thành một hệ thống duy nhất. Tất cả các thông tin được liên kết trực tiếp với nhau giúp tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động.
Hệ thống ERP sẽ tự động loại bỏ các dữ liệu trùng lặp và cải thiện khả năng truy cập thông tin giúp quy trình kinh doanh được tự động hóa.
Hệ thống ERP cũng cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn.
Sự khác nhau giữa ERP và tài chính
Mặc dù thuật ngữ “tài chính” thường được sử dụng khi mô tả phần mềm ERP nhưng tài chính và ERP không giống nhau. Tài chính đề cập đến một tập hợp con các mô-đun trong ERP.
Tài chính là chức năng kinh doanh liên quan đến bộ phận tài chính của một tổ chức và bao gồm các phân hệ về kế toán tài chính, kế toán sổ cái phụ, trung tâm kế toán, các khoản phải trả và phải thu, quản lý doanh thu, thanh toán. trợ cấp, quản lý chi phí, quản lý dự án, quản lý tài sản, kế toán liên doanh và thu nợ.
Phần mềm tài chính sử dụng khả năng báo cáo và phân tích để tuân thủ các yêu cầu báo cáo của các cơ quan quản lý, chẳng hạn như Tổ chức Báo cáo Tài chính Quốc tế (IFRS), Ủy ban Kế toán Tài chính (FASB) cho Nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung ở Hoa Kỳ (GAAP), cũng như cho các quốc gia khác (ví dụ: HGB ở Đức và PCG ở Pháp).
Đối với các tổ chức công, phần mềm tài chính phải có khả năng lập báo cáo tài chính định kỳ cho các cơ quan quản lý, chẳng hạn như Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch Hoa Kỳ (SEC) (với các báo cáo như 10-Q hàng quý và 10-K hàng năm), Chứng khoán và Thị trường Châu Âu. Cơ quan có thẩm quyền (ESMA) và những người khác. Đối với các loại báo cáo tài chính này, chỉ có một công cụ thuyết minh báo cáo được sử dụng. Người chịu trách nhiệm cuối cùng về tài chính là CFO.
Trong khi tài chính chỉ giải quyết một vấn đề của doanh nghiệp, ERP lại bao gồm một loạt các quy trình kinh doanh – bao gồm cả tài chính. Phần mềm ERP có thể bao gồm việc thu mua, quản lý chuỗi cung ứng, tồn kho, sản xuất, bảo trì, quản lý đơn hàng, quản lý dự án, hậu cần, quản lý vòng đời sản phẩm, quản lý rủi ro, quản lý hiệu suất doanh nghiệp (EPM), quản lý nguồn nhân lực/con người.
Trong khi tài chính xử lý một lĩnh vực của doanh nghiệp, ERP bao gồm một loạt các quy trình kinh doanh – bao gồm cả tài chính. Phần mềm ERP có thể bao gồm các khả năng thu mua, quản lý chuỗi cung ứng, tồn kho, sản xuất, bảo trì, quản lý đơn hàng, quản lý dự án, hậu cần, quản lý vòng đời sản phẩm, quản lý rủi ro, quản lý hiệu suất doanh nghiệp (EPM), quản lý nguồn nhân lực/ con người.
Các ứng dụng ERP dựa trên đám mây thường được liên kết với các công nghệ thế hệ tiếp theo, chẳng hạn như Internet (l07), blockchain, Al và trợ lý kỹ thuật số.
Nguyên tắc cơ bản của ERP
Hệ thống ERP được thiết kế xung quanh một cấu trúc dữ liệu (lược đồ) duy nhất, được xác định thường có cơ sở dữ liệu chung. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin được sử dụng trên toàn doanh nghiệp được chuẩn hóa và dựa trên các định nghĩa chung và trải nghiệm người dùng. Sau đó, các cấu trúc cốt lõi này được kết nối với các quy trình kinh doanh được điều khiển bởi quy trình công việc giữa các bộ phận kinh doanh (ví dụ: tài chính, nhân sự, kỹ thuật, tiếp thị và vận hành), kết nối các hệ thống và những người sử dụng chúng. Nói một cách đơn giản, ERP là phương tiện để tích hợp con người, quy trình và công nghệ trong một doanh nghiệp hiện đại.
Ví dụ: hãy xem xét một công ty sản xuất ô tô bằng cách mua các bộ phận và linh kiện từ nhiều nhà cung cấp. Nó có thể sử dụng hệ thống ERP để theo dõi yêu cầu và mua những hàng hóa này và đảm bảo rằng mỗi thành phần trong toàn bộ quy trình mua sắm và thanh toán sử dụng dữ liệu thống nhất và rõ ràng được kết nối với quy trình làm việc, quy trình kinh doanh, báo cáo và phân tích của doanh nghiệp.
Khi ERP được triển khai hợp lý tại công ty sản xuất ô tô này, một bộ phận, chẳng hạn như “má phanh trước”, được xác định thống nhất theo tên bộ phận, kích thước, vật liệu, nguồn gốc, số lô, số bộ phận của nhà cung cấp, số sê-ri, giá thành và thông số kỹ thuật, cùng với rất nhiều mục mô tả và dựa trên dữ liệu khác.
Vì dữ liệu là huyết mạch của mọi công ty hiện đại, ERP giúp việc thu thập, sắp xếp, phân tích và phân phối thông tin này đến mọi cá nhân và hệ thống cần nó dễ dàng hơn để hoàn thành tốt nhất vai trò và trách nhiệm của họ.
ERP cũng đảm bảo rằng các trường dữ liệu và thuộc tính này được đưa vào đúng tài khoản trong sổ cái chung của công ty để tất cả các chi phí đều được theo dõi và trình bày hợp lý. Nếu má phanh trước được gọi là “phanh trước” trong một hệ thống phần mềm (hoặc có thể là một bộ bảng tính), “má phanh” trong một hệ thống khác và “má phanh trước” trong hệ thống phần mềm thứ ba, thì công ty sản xuất ô tô sẽ khó có thể thực hiện được. tìm hiểu xem mỗi năm chi bao nhiêu cho má phanh trước và liệu họ nên chuyển đổi nhà cung cấp hay thương lượng để có giá tốt hơn.
Xu hướng tài chính hiện đại
Bối cảnh ERP đã thay đổi cùng với sự phát triển nhanh chóng của các ứng dụng đám mây phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS). Do nền tảng di động và lực lượng lao động phi tập trung làm việc ở mọi nơi và mọi lúc nên hệ thống ERP không còn có thể bị ràng buộc với các ứng dụng hỗ trợ tại chỗ của ngày hôm qua. Các giải pháp ERP hiện đại, dựa trên đám mây và thế hệ tiếp theo hỗ trợ động lực mới của ngành đồng thời cung cấp khả năng giảm thời gian hỗ trợ để cho phép các tổ chức phản ứng nhanh chóng với các thị trường đầy biến động và xu hướng của ngành.
Giá trị kinh doanh của ERP
Không thể bỏ qua tác động của ERP trong thế giới kinh doanh ngày nay. Khi dữ liệu và quy trình doanh nghiệp được tập hợp vào hệ thống ERP, doanh nghiệp có thể sắp xếp các phòng ban riêng biệt và cải thiện quy trình công việc, mang lại lợi nhuận đáng kể tiết kiệm. Ví dụ về lợi ích kinh doanh cụ thể bao gồm:
- Cải thiện thông tin chi tiết về doanh nghiệp từ thông tin theo thời gian thực do báo cáo tạo ra Giảm chi phí hoạt động thông qua các quy trình kinh doanh hợp lý và các phương pháp hay nhất.
- Tăng cường cộng tác khi người dùng chia sẻ dữ liệu trong hợp đồng, yêu cầu và đơn đặt hàng.
- Cải thiện hiệu quả thông qua trải nghiệm người dùng chung trên nhiều chức năng kinh doanh và quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng
- Cơ sở hạ tầng nhất quán từ văn phòng hỗ trợ đến văn phòng phía trước, với tất cả các hoạt động kinh doanh đều có giao diện giống nhau.
- Tỷ lệ chấp nhận của người dùng cao hơn nhờ trải nghiệm và thiết kế chung của người dùng.
- Giảm rủi ro nhờ cải thiện tính toàn vẹn dữ liệu và kiểm soát tài chính.
- Giảm chi phí quản lý và vận hành thông qua các hệ thống thống nhất và tích hợp Lợi ích ERP ERP tốt nhất
7 lý do nên chuyển sang giải pháp đám mây ERP
Đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, bao gồm doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc ngừng sử dụng hệ thống tại chỗ và chuyển hoàn toàn sang đám mây cùng một lúc là điều không thể. Hoặc ít nhất, đó không phải là điều họ cảm thấy thoải mái khi cân nhắc sử dụng các ứng dụng đám mây để thay thế hoặc tăng cường hệ thống tại chỗ của bạn? trong một cửa sổ phát triển ngắn. Trong khi đó, việc tiếp tục sử dụng ERP tại chỗ, bỏ qua tất cả những lợi thế của việc hoạch định nguồn lực doanh nghiệp như một giải pháp đám mây, cũng không còn là một con đường lý tưởng nữa. Tại sao bạn nên:
- Sẵn sàng áp dụng các công nghệ mới: Các hệ thống ERP tại chỗ thường cần được cập nhật thường xuyên để theo kịp với các công nghệ mới nhất. Điều này có thể tốn thời gian và tốn kém. Các hệ thống ERP đám mây được cập nhật thường xuyên bởi nhà cung cấp, vì vậy bạn không cần phải lo lắng về việc cập nhật phần mềm của mình.
- Mở rộng giá trị của Hệ thống ERP hiện tại của bạn: Các hệ thống ERP đám mây có thể được tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ của bên thứ ba. Điều này có thể giúp bạn mở rộng chức năng của hệ thống ERP hiện tại của mình mà không cần phải thay thế nó.
- Tiếp cận công nghệ mới: Các nhà cung cấp hệ thống ERP đám mây thường cung cấp các ứng dụng và dịch vụ mới hơn so với các nhà cung cấp hệ thống ERP tại chỗ. Điều này có thể giúp bạn tận dụng các công nghệ mới nhất để cải thiện hiệu quả kinh doanh.
- Giảm sự phụ thuộc của bên thứ ba: Các hệ thống ERP tại chỗ thường yêu cầu bạn sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba cho các chức năng như báo cáo và phân tích. Điều này có thể làm tăng chi phí và độ phức tạp. Các hệ thống ERP đám mây thường cung cấp các chức năng này trong một gói, giúp bạn giảm sự phụ thuộc của bên thứ ba.
- Phát triển hệ thống tài chính của bạn: Các hệ thống ERP đám mây thường cung cấp các tính năng báo cáo và phân tích tài chính tiên tiến hơn so với các hệ thống ERP tại chỗ. Điều này có thể giúp bạn đưa ra các quyết định tài chính sáng suốt hơn.
- Tài nguyên bảo mật mạnh mẽ hơn: Các nhà cung cấp hệ thống ERP đám mây thường có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu của bạn. Điều này có thể giúp bạn yên tâm rằng dữ liệu của bạn được bảo vệ an toàn.
- Thu hút nhân tài theo yêu cầu: Các nhân viên trẻ ngày nay đã trương thành cùng với công nghệ đám mây. Họ có thể thích làm việc với các hệ thống ERP đám mây hơn các hệ thống ERP truyền thống. Điều này có thể giúp bạn thu hút và giữ chân nhân tài tốt nhất